Design Portfolio


업무 체계화를 위해 꼭 필요한 매뉴얼 제작

*이 글은 업무 메뉴얼 제작을 고민하시거나, 필요성을 느끼는 분들께 저희 회사의 업무 매뉴얼 제작 사례를 공유합니다. 직접제작을 하셔도 되고(Best), 이게 어려우시다면, 큰 틀만 작성하시고 저희와 같은 전문업체에 후반 작업을 컨설팅받는것도 좋습니다. 계속 담당자의 역량에 의존하고, 감으로 일하는게 편하여 그 방식을 고수하실 분들은 굳이 이 글을 읽으실 필요가 없습니다. 업무 매뉴얼화, 구조화, 시스템화를 하고싶은 분들만 끝까지 읽어주세요!





대표님께서 운영하시는 회사는 

이런 상황에서 이렇게 해야한다! 

기준이 있으신가요? 

개개인의 감과 경험에 의존하여 업무처리를 하고 있지 않으신가요?




대기업과 중소기업의 큰 차이 중 하나가

바로 업무매뉴얼 존재의 여부입니다. 

업무의 기본 철학, 프로세스, 가이드가 있고 없고의 차이입니다. 


많은 대표님, 또는 직장인 분들이 이렇게 이야기 합니다.


 

어차피 그때그때 상황에 따라 달라서 

매뉴얼을 만들 수가 없어요.


매뉴얼이 있어도 실제 상황에서는 

매뉴얼대로 할 수가 없습니다. 

그래서 우리회사에는 매뉴얼이 없습니다.



규정, 프로세스 매뉴얼이 있는 상황에서, 상황에 맞게 담당자의 융통성이 들어가는 것과 매뉴얼이 없는 상태에서 담당자의 역량에 따라 그때그때 알아서 업무를 처리하는 것은 엄연히! 완전히! 다릅니다. 

즉, 아무리 소기업이라도 표준화되고 정확한 일 처리를 위해서 업무 매뉴얼은 반드시 필요합니다.



 

오늘은 지난 8개월간 고생고생하여 구축한 저희 회사의 업무 매뉴얼 실제 제작 사례를 풀어보겠습니다. 

이 글을 읽으시는 각 기업, 스타트업 대표님께서도 바로 시작할 수 있는 용기와 방법을 제시해드립니다.


안녕하세요! 저는 15년차 컨설턴트, 프레젠터, 콘텐츠위드 대표 김윤미입니다.


우선 저희 콘텐츠위드는 자사 업무의 가이드라인, 매뉴얼이 존재합니다. PPT로 제작했고, 분량은 약 80p이며, 완성본이 아니라, 수시로 업데이트를 계속 하고 있습니다. 아예 완성하겠다는 계획자체가 없습니다. 매뉴얼 = 계속 수정하고 만들어가는 것


 매뉴얼 표지 (현재는 2022. 08. 최신 버전을 유지하고 있습니다)



 우리가 매뉴얼을 만들고 계속 업데이트 하는 이유


저희 업무 매뉴얼의 큰 카테고리는 아래와 같이 8개입니다



처음부터 이렇게 카테고리화 하고 작성하기 시작한 것은 아니고요.

1. 우선은 대표인 제가 업무매뉴얼이 필요한 리스트부터 생각나는대로 자유롭게 서술했습니다.

이런식으로 쭉 편하게 써봤습니다. 이때는 깊이 생각하지 않고 즉각적으로요!

약 15분만에 후다다닥 했습니다. 

매뉴얼 제작 첫 스텝! 필요한 매뉴얼의 리스트를 생각나느대로 쭉 써보세요! 이것이 시작입니다. 

리스트는 자유롭게 그냥 일단 막 쓰세요!


회사의 기본 방침이나 규정은 대표인 제가 주로 작성하고, 세부적인 업무 관련해서는 업무 담당자가 작성하고 서로간의 피드백으로 보완하며 진행했습니다.


완벽한 매뉴얼을 만들겠다고 다짐하시면, 절대! 평생! 업무매뉴얼 못 만듭니다. (완벽하게 = 안하겠다, 못하겠다) 

매뉴얼을 만들겠다? 결심하셨나요? 그렇다면 가장 먼저 완벽함을 버리세요! 우선 만들고, 언제든지 수정할 수 있고 업데이트 할 수 있습니다. 그런 마음으로 작게 시작해야 할 수 있어요.  한번 만들어서 그대로 평생 쓰는것이 아닙니다. 일단 작게 시작하고 계속 보완하겠다는 자세가 중요합니다. 


흠.. 이렇게 봐도 만들게 14개나 되는데?이걸 언제 다 글로 쓰고 만들고 앉아있지? 14개가 필요한데.. 14개 다 못만들봐엔 그냥 만들지 말자.  이런 자기합리화의 늪에 빠지죠? 14개중에 1,2개의 매뉴얼만 존재해도 하나도 없는것보다는 200% 낫습니다. 사업이든 직장생활이든 하루 이틀하고 말거 아니시죠? 한달에 1개씩 만들어도 14개월이면, 14개도 가능합니다. 사업을 지금 3년, 5년, 아니 그 이상  했는데 아직도 매뉴얼이 없다면, 내 사업의 전체를 한번 돌아보고 정리해보셔야 합니다.


 

지금 당장 필요하진 않으니 나중에 시간이 생기고 여유있을 때 몰아서 하자!❌

(또 안하겠다고 다짐하고 계시네요ㅎㅎ)

매뉴얼을 만들기 힘든 이유 중 하나가 당장 급하지 않는 것이예요. 지금 없다고 업무 처리에 큰 문제가 생기지도 않습니다. 오히려 지금 눈 앞에 당장 닥친 시급한 문제가 더욱 많습니다. 대표적으로 중요하지만 긴급하지 않은 일입니다. 그러다보니, 계속 미루게 되고 시작할 엄두도 나지 않죠. 우리 경험해봐서 알잖아요? 업무상의 여유는 평생 안생깁니다. 여유없는 와중에도 해야되고, 오히려 업무상의 여유를 만들기 위해 해야합니다. 매뉴얼이 업무 프로세스를 정립하고, 표준화하여 실수를 줄여줍니다. 이는 업무 시간을 아끼는데 큰 도움을 줍니다. 




2. 작성해둔 리스트를 기반으로 카테고리를 다시 나누고 하루에 1장씩 매뉴얼을 작성합니다. 

매일 약 1장씩 매뉴얼을 작성했고, 전체 1차본이 나오기 까지 약 2개월이 소요되었어요! 느리지만 꾸준히 했습니다. 몇일만에 하겠다 이런마음 없이 정말 힘들면 몇 줄, 여유있으면 2~3장 정도 글로 썼습니다.

먼저 회사 기본 업무와 방침, 각 담당 매니저가 PM으로서 해야할 메인업무외에 서브 업무의 범위를 정리했습니다. 



견적서 예시와 견적서 작성하는 구체적인 방법 

(뒤에 기존 발행 사례도 다양하게 수록)

저희는 내부 기준에 의해 PPT디자인 / 각종 디자인 / 마케팅 견적을 산출합니다. 누가 견적을 발행하도 일정하게 책정하도록 내부 기준을 명확히 마련해두었습니다.




디자인, 마케팅 업무 퀄리티만큼 제가 중요하게 생각하는 부분은 고객과의 커뮤니케이션 입니다. 고객에게 해서는 안될 말과 행동, 어떻게 수정하면 좋을지 예시까지 규정되어 있습니다. 또 담당PM으로서 클라이언트를 대하는 태도에 대해 세밀하게 묘사해두었습니다. 이 모든 것은 제가 15년간 회사생활하고, 사업하며 느끼고 깨달은 매너좋고, 일 잘하는 사람들의 스타일을 정리 한것이기도 합니다. 


저희가 지향하는 것은 다음과 같습니다.



 

유능함 + 따뜻함

이 2가지를 모두 겸비한 사람


일을 잘하는데, 4가지가 없는 것도 곤란하고, 매너좋고 성격 좋지만 능력없는 것은 더 문제입니다. 

우리는 클라이언트 업무에 압도적으로 도움이 되는 유능함을 먼저 갖추고! 유능한데, 따뜻하기 까지 한 사람을 지향하고 있습니다.


 

아무리 일을 잘 해도, 우리는 상대의 사소한 행동, 매너없는 말 한마디에 마음이 상하기도 하죠. 그러한 일이 발생하지 않도록, 커뮤니케이션 가이드를 만들어두고, 모든 구성원이 지킬 수 있도록 리마인드 합니다.



클레임이나 고객의 불편함이 발생했을때의 조치방법, 응대 멘트도 정리되어 있습니다. 처음 회사에 입사하면 반복해서 학습하고 연습하고, 롤플레잉도 진행합니다. (제가 실제 화난 고객 역할도 하고요 😀) 저희가 (고정 고객사 위주)많은 고객사와 함께 하기 힘든 이유가, 이렇게 한 고객사, 클라이언트 한 분에게 세밀하게 신경쓰고 있기 때문이기도 합니다.


 

디자인 관련해서도 자주하는 실수등의 사례를 수집하여 계속하여 매뉴얼화 하고 있습니다. 디자인은 감으로 하는건데 매뉴얼화가 될까? 많이들 물어보시는데요. 일정부분 70%는 좋은 디자인이 갖고 있는 특징이 있습니다. 또 나쁜디자인이 갖고 있는 비슷한 형태도 있고요. 그 부분은 저희가 업무 하면 맞닿는 사례를 계속 누적하고 정리하여 같은 실수를 반복하지 않게 철저히 데이터베이스화 하고 있습니다.



3. 각 잡고 만들려면 어려워요.  지금부터 프리하게 각 업무의 프로세스를 간단하게 메모나 글로 남기세요. 아주 사소한 노하우도 그때그때 사내 업무 포탈(팀즈)에 수시로 업데이트 하는 문화를 만드세요! 직무관련 매뉴얼은 담당 구성원이 직접 쓰는게 best입니다!



아래는 우리 구성원 제키가 남긴 업무 프로세스 입니다. 한 장의 비교적 간단한 프로세스인데요. 1,2,3,4 단계별로 진행방법을 상세히 기록해두었습니다. 예를 들면 고객과 나눈 대화 캡처, 자료순서 정리하는 엑셀 표 서식, 고객에게 보내는 이메일 서식까지 정리되어있죠?

신입사원이 와도 업무 매뉴얼을 보고, 이 일을 금방 할 수 있도록 작성했습니다. 


저희는 이러한 간단한 업무 프로세스 및 노하우가 지금도 계속 축적이 되고 있습니다. 이건 보고서처럼 쓰지말고, 사내 팀즈에 언제든 편한 말투로 업로드 하라고 당부를 해두었어요. 이런 업무 노하우가 모이면 한 달에 한번씩 정리하여 PPT 업무 매뉴얼에 싣고 있습니다.


수시로 남기는 업무노하우, 프로세스



이런 문화가 구축이 되면, 자연스럽게 업무와 노하우, 자주하는 실수를 기록하고, 공유하는 것이 자연스러워집니다. 

저희는 업무상 실수를 했을 때, "죄송합니다. 다음에는 잘 하겠습니다"라는 말을 싫어합니다. 1,2,3,4 순서로 일을 진행했는데, 2번단계에서 00한 문제가 생겨서 이런 실수가 발생했습니다. 이런 실수를 방지하기 위해 앞으로 000를 하겠습니다. 체크리스트를 만들고 점검하겠습니다. 와 같은 대화의 패턴을 추구합니다.


이렇게 정리하여 사고하고 말할 수 있는 것도 업무의 매뉴얼화가 되어 있기 때문입니다.




 

업무 프로세스 정립이 매뉴얼화 되어 착착 진행되니까

저희랑 한번 일 하시면

저희에게 반해요? 안반해요? ㅎㅎㅎ

정말 업무 실수안하려고 이렇게 바짝 신경쓰고 프로세스를 챙기고 있어요!

(우리 구성원들을 모두 칭찬해)

 


저희는 실수를 했을 때, "죄송합니다. 다음에는 잘 하겠습니다"라는 말을 싫어합니다. 1,2,3,4 순서로 일을 진행했는데, 2번단계에서 00한 문제가 생겨서 이런 실수가 발생했습니다. 이런 실수를 방지하기 위해 앞으로 000를 하겠습니다. 체크리스트를 만들고 점검하겠습니다. 와 같은 대화의 패턴을 추구합니다.


이렇게 정리하여 사고하고 말할 수 있는 것도 업무를 늘 기록하고, 매뉴얼화가 되어 있기 때문입니다. 

콘텐츠위드의 업무 매뉴얼 제작기를 살펴봤습니다. 2022년 1월에 매뉴얼을 기획하고, 최근 8월까지도 계속 자잘한 수정과 업데이트를 해왔습니다. 

앞으로도 매뉴얼의 완성은 없습니다. 계속 수정하고 업데이트하고 우리는 점점 나아질거니까요!



이 글을 읽고 매뉴얼의 중요성을 깨달으셨다면, 지금 바로 시작하세요!


아래는 저희가 자사 매뉴얼외의 S사의 매뉴얼 제작 후반 작업(내용 교정, 구조화, 디자인) 컨설팅했던 사례입니다. 함께 읽어보시길 바랍니다. 감사합니다.  




의약품관련 모 공공기간 업무매뉴얼 제작 

(약 3개월 소요)

https://blog.naver.com/love_lecture/222729845997

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